Oké, echt vaarwel zegt Salesforce voorlopig niet tegen Notities & Bijlagen (iets dat ze bij Salesforce sowieso niet zo vaak doen in verband met
backward compatibility). Wel wordt in de Release Notes van de laatste release
gemeld dat “in de nabije toekomst de gerelateerde lijst Notities & Bijlagen niet meer gebruikt kan worden voor het toevoegen van bestanden in Lightning Experience”. In plaats hiervan kunnen twee afzonderlijke lijsten worden toegevoegd, genaamd ‘Notities’ en ‘Bestanden’, waar in de laatste de gerelateerde Salesforce Files worden getoond. Harde datums worden niet genoemd, wel laat Salesforce in diverse blogs, op fora en in de Release Notes duidelijk doorschemeren dat Bijlagen hun langste tijd gehad hebben en Salesforce Files dit in de toekomst gaat vervangen. Tegelijkertijd zijn Salesforce Files ook een goed alternatief voor Documenten, en zullen ze ook die naar verwachting in de toekomst vervangen.
Salesforce Files
U bent ze wellicht al eerder tegengekomen, Salesforce Files, die de oude vertrouwde Bijlagen moeten gaan vervangen. Echt nieuw zijn ze niet, aangezien ze al in 2009 werden geïntroduceerd in het jasje van CRM Content. Later werd deze functionaliteit ook ingezet als Chatter Files, waarmee het delen en updaten van nieuwe documentversies een stuk gemakkelijker werd gemaakt. Onder de motorkap is hier echter dezelfde techniek aan het werk als voor CRM Content, waardoor het ook voor ontwikkelaars makkelijk is gemaakt om consistent met uploads te blijven werken. Sinds een paar jaar wordt de functionaliteit Salesforce Files genoemd, om zo duidelijk te maken dat deze files niet langer alleen in Chatter feeds kunnen worden gebruikt. Sterker: organisaties zonder Chatter ingeschakeld kunnen
sinds kort ook gebruikmaken van Salesforce Files.
Voordelen
Maar waarom adviseert Salesforce nu om de traditionele Bijlagen achter ons te laten en over te stappen? Wel, er zijn een hoop voordelen van Files. Om te beginnen de bestandsgrootte: die is 2GB tegenover 25MB per Bijlage of 5MB per Document.
Verder verzorgt Salesforce je versiebeheer, door alle oude versies van je documenten te bewaren. Een File updaten met een nieuwe versie van je document vervangt in feite niet het oude bestand, maar voegt slechts een nieuwe versie toe; hiermee tegelijkertijd het overzicht van uploads netjes houdend en toch te verzekeren dat iedereen de meest recente versie gebruikt. Nadeel hiervan is dat je bestanden niet (gemakkelijk) kunt verwijderen, en je met iedere versie weer opslagruimte inneemt.
De weergave van Files zal even wennen zijn ten opzichte van Bijlagen en Documenten: er wordt nu waar mogelijk een preview getoond, kun je het hele document doorbladeren in je browser en zijn er een aantal extra opties zichtbaar, waaronder uitgebreide deelfunctionaliteit.
Wat betreft het delen van bestanden: dat verandert behoorlijk, al was het alleen maar vanwege de hele andere structuur waarin Files worden bewaard. Waar Bijlagen altijd aan een record gekoppeld zijn, de toegang tot de betreffende bijlage altijd via dit record verloopt en de bijlage op geen enkele andere plek in Salesforce te vinden zijn, hoeven Files niet per se aan records gekoppeld te worden en kan ook hetzelfde bestand aan meerdere records gekoppeld worden, zonder het een tweede keer te hoeven uploaden. In Lightning wordt dat mogelijk gemaakt doordat je met Salesforce Files de optie ‘Toevoegen vanuit Salesforce’ hebt om een bestand toe te voegen dat jij al eerder hebt geüpload of waar je toegang tot hebt. (In Salesforce Classic is dit niet beschikbaar.)
De toegang tot je bestanden wordt bepaald door het record waaraan het bestand eventueel gelinkt is, ook kun je met een druk op te knop losse personen of groepen kiezen die je ook toegang wil geven.
In Salesforce Classic kun je zelfs een publieke link genereren die je naar externe personen kunt versturen, om ook hen toegang te geven tot het Bestand, zonder dat zij daarvoor een Salesforce gebruiker hoeven te zijn.
Wat we dan nog niet genoemd hebben is de opslagbesparing omdat ieder document maar één keer hoeft te worden geüpload, of bijvoorbeeld de integratie met cloudopslagservices zoals Google Drive en Box en met je lokale bestanden via Salesforce Files Sync. Een belangrijke om ook te noemen is de integratie in Chatter, waarmee bestanden in de Chatter feed van ieder willekeurig record kunnen worden meegestuurd, waardoor het delen van je documenten en samenwerken weer iets gemakkelijker wordt gemaakt.
Wat kunnen we nog verwachten
Salesforce.com heeft een toekomst voor ogen waar Salesforce Files je documentbeheer in Salesforce op één centrale plaats gaat verzorgen. Ondersteuning voor bijlagen zal dus langzaamaan verdwijnen en er zal geen nieuwe functionaliteit aan worden toegevoegd. Dat ze in San Francisco alle pijlen richten op Files betekent wél dat daar uitbreiding van functionaliteit kan worden verwacht!
In de nabije toekomst (de release van Summer ’17, begin juni) worden ten eerste de limieten voor Bestanden iets
verruimd: zo gaat het maximaal aantal Bestanden van 10 naar 30 miljoen en het aantal dagelijkse uploads van 36.000 naar 200.000. Over de opslagruimte in GB wordt helaas niets nieuws gemeld.
Waar Bibliotheken alleen beschikbaar waren voor Salesforcegebruikers met CRM Content-licentie, wordt die functionaliteit nu breed beschikbaar gemaakt voor
iedereen, inclusief het gebruiken van
mappen om het van je documenten in de org mooi gestructureerd te houden.
In Lightning Experience gaat het mogelijk worden om – wat in Classic al kon – bestanden te delen buiten de Salesforce organisatie via een
publieke link. Of wat dacht je van uploaden naar een lijst gerelateerde bestanden via
drag-and-drop?
Wat misschien wel de mooiste vernieuwing wordt en wat Files direct een paar niveaus hoger tilt, is het toevoegen van functionaliteit die andere standaardobjecten al hebben. En dan heb ik het over het kunnen toevoegen van
aangepaste velden, buttons, record types, aangepaste paginaweergaves (Lightning Experience) en zelfs
validatieregels! Niet alleen betekent dit dat je allerlei extra relevante gegevens kunt bijhouden over het document, maar ook dat het een stuk gemakkelijker wordt gemaakt om te rapporteren over Bestanden, en om één en ander te automatiseren.
En nu?
Je kunt vrij snel aan de slag met Salesforce Files, door simpelweg naar het tabblad Bestanden te navigeren, of een gerelateerde lijst Bestanden toe te voegen aan een object. Ook is er een eenvoudige optie beschikbaar waardoor, eenmaal geactiveerd, nieuwe uploads automatisch als File worden opgeslagen in plaats van een Bijlage.
Voor alle bestaande bijlagen heeft Salesforce met de komende release een oplossing: er wordt een gratis app op de AppExchange uitgebracht die de oude attachments kan omzetten naar Salesforce Files, waarna er definitief vaarwel gezegd kan worden tegen Bijlagen.
Bij Growteq helpen we graag om dit voor jouw org in te stellen! Ook bouwen we met plezier aan oude of nieuwe maatwerkoplossingen om de kracht van Salesforce Files ook daar aan het werk te zetten. Zo hopen we dat jullie snel met Salesforce Files aan de slag kunnen en dat, Salesforce citerend, ook jullie bestanden “can have hopes and dreams no attachment could ever have.” Exaggerating much? Misschien, maar hopelijk brengt het in ieder geval een zodanige verbetering dat je zelfs de dag na Koningsdag productief kunt zijn.
Happy uploading!
